Elektronische en papieren facturen voortaan onderworpen aan gelijke regels

Europa heeft de regels van de elektronische facturen gewijzigd om ze gelijk te stellen met die van papieren facturen. Hiervoor heeft ze een nieuwe richtlijn uitgevaardigd waarin praktische uitleg en verduidelijkingen staan over het opmaken van elektronische facturen.

Nieuwe richtlijn facturatieregels

Om elektronische en papieren facturen op gelijke voet te zetten, heeft Europa de regels voor papieren en elektronische facturen geharmoniseerd. De EU-lidstaten moeten papieren en elektronische facturen voortaan onder dezelfde voorwaarden aanvaarden. Hiervoor werd een nieuwe richtlijn uitgevaardigd.
 
Elektronische facturen moeten aan volgende voorwaarden voldoen.

Akkoord van de klant: de ontvanger moet nog steeds akkoord gaan met het feit dat hij facturen elektronisch zal ontvangen.

Zowel voor papieren als elektronische facturen moet de echtheid, de betrouwbaarheid en de leesbaarheid gewaarborgd zijn van het moment van uitreiking tot het einde van de bewaarperiode. In België is de normale bewaartermijn voor facturen 7 jaar vanaf 1 januari volgend op de factuurdatum.

De richtlijn geeft verder uitleg over welke facturatieregels van toepassing zijn op een bepaalde handeling en op welke manier bedrijven aan self-billing kunnen doen.

Vereenvoudigde facturen voor kleine ondernemingen

De richtlijn is ook gunstig voor kleine en middelgrote ondernemingen. Vereenvoudigde facturen kunnen nu immers ook voor kleinere bedragen gebruikt worden. Het gaat om facturen met een waarde lager dan 100 euro.

Een vereenvoudigde factuur moet volgende vermeldingen bevatten:

datum van uitreiking;

de btw-identiteit van de leverancier;

de aard van de geleverde goederen of diensten;

de te betalen btw;

eventueel een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Ondernemingen kiezen zelf technologische oplossing

Ondernemingen mogen zelf bepalen op welke manier ze de betrouwbaarheid en echtheid van hun elektronische facturen verzekeren. Hiervoor kunnen ze uit verschillende methodes kiezen en zijn ze niet langer verplicht de strenge voorschriften van de btw-administratie te volgen.

Bedrijven kunnen bijvoorbeeld volgende technologische oplossingen gebruiken :

geavanceerde elektronische handtekeningen die gebaseerd zijn op een gekwalificeerd certificaat en aangemaakt met een veilig middel. Deze worden ook "secure-signature-creation-device" (SSCD) genoemd. Een voorbeeld hiervan is de Belgische elektronische identiteitskaart (E-ID);

Electronic Data Interchange (EDI). Koper en verkoper kunnen akkoord gaan om de EDI procedures te gebruiken om de echtheid en betrouwbaarheid van de data verzekeren.

België heeft regels al versoepeld

De EU-lidstaten moeten hun wetgeving aanpassen zodat de principes van de richtlijn kunnen toegepast worden vanaf 1 januari 2013.

Sinds 1 januari 2010 bepaalt de Belgische btw-administratie niet langer hoe ondernemingen de echtheid en betrouwbaarheid moeten verzekeren van elektronische facturen. Belgische ondernemingen mogen al zelf vrij kiezen welke manier voor hen het meest geschikt is om hun elektronische facturen te verzenden, te ontvangen en te bewaren.